به گزارش پایگاه خبری شهر اصیل و به نقل از پایگاه خبری سیمای شهر آنلاین، مشاور عالی و دستیار مدیرعامل شرکت ذوب آهن اصفهان با بیان اینکه یکی از محورهای مورد توجه در سالجاری، کاهش هزینهها است افزود: هزینه های روابط عمومی از ۶۹ میلیارد تومان در سال ۱۴۰۳ به ۱۰ میلیارد تومان در شش ماهه ۱۴۰۴ است که شرکت آن را بخشی از سیاست کلی صرفهجویی می داند.
وی افزود: در کنار این، کاهش اضافهکاری غیرمولد به میزان ۱۰۰ هزار ساعت در هر ماه طی شش ماهه نخست، بازنشستگی نزدیک به ۴۰۰ نفر بدون جذب جایگزین و طراحی برنامه پنجساله برای چابکسازی نیروی انسانی، نشانه تمرکز بر کنترل هزینههای عملیاتی است.
شکوهی مقدم اظهار داشت: شرکت ذوب آهن اصفهان با تأکید بر پرهیز از ریخت و پاش مالی، رعایت ضوابط در واگذاری امور در استعلامها، مناقصه ها و مزایدهها و حفظ بیتالمال، برنامهریزی بلندمدت و اقدامات کوتاهمدت را برای تثبیت سودآوری و تقویت نقدینگی دنبال میکند.
او گفت: این بحث، صرفاً محدود به کمکردن هزینهها به هر شکل ممکن نیست. صرفهجویی اگر بدون چارچوب انجام شود، به خطاهای اجرایی، کاهش کیفیت اطلاعرسانی، و حتی هزینههای پنهان منجر میشود. از این رو رعایت ضوابط و مقررات و حفظ بیت المال، یعنی کاهش هزینهها باید همزمان با انضباط اداری، شفافیت، ثبت مستندات، و مدیریت ریسک انجام شود؛ نه با تصمیمهای عجولانه و سلیقهای و شفاهی.
شکوهی مقدم با اشاره به اینکه در این مسیر، دو نکته مکمل هم هستند و باید از ابتدا روشن باشند تاکید کرد: انجام کارها فقط با اخذ دستور کتبی مقام مافوق برای کنترل تعهدات مالی و جلوگیری از سوءتفاهمها و همچنین صرفه جویی در هزینه ها و اولویت دادن به انجام درست کارها یعنی کیفیت انجام مأموریت روابط عمومی، قربانی روابط و اقدامات متکی بر دستورات شفاهی نشود.
مشاورعالی و دستیارمدیرعامل شرکت ذوب آهن اصفهان افزود: وقتی درباره هزینههای روابط عمومی صحبت میشود، بعضی نگاهها سریع میرود سمت چاپ و تبلیغات یا مراسم. اما هزینه روابط عمومی فقط «هزینه دیدهشدن» نیست؛ هزینه «اطمینان از درستکاری» هم هست. واحد روابط عمومی اگر خطا کند، هزینه آن به شکل نقد عمومی، از دست رفتن اعتماد، یا حتی پیگیریهای اداری خود را نشان میدهد. بنابراین تصمیم برای صرفهجویی، در اصل تصمیم برای مدیریت ریسک و افزایش اثربخشی است.
وی با بیان اینکه اگر مستندات ضعیف باشد، هزینهها فقط در فاکتور دیده نمیشوداظهار داشت: هزینه واقعی در اصلاح اشتباهات، دوبارهکاری، و پاسخگویی به بخشهای نظارتی ظاهر میشود لذا در روابط عمومی یک شرکت صنعتی، کوچکترین تغییر، ممکن است چند واحد را درگیر کند. بنابراین ثبت و نگهداری مستندات، یک ابزار صرفهجویی است، نه یک تشریفات.
صرفهجویی در محیط سازمانی، حذف کیفیت یا نیاز واقعی نیست
او در خصوص فرآیند فعالیتها افزود: در این مسیر لازم است درخواستها مکتوب باشد، برآوردها قابل پیگیری بوده و نتیجهگیریها باید قابل ارائه به مدیران شرکت باشد زیرا این دقیقاً همان نقطهای است که اگر انجام کارها فقط با اخذ دستور کتبی مقام مافوق انجام شود، بهجای اینکه محدودکننده باشد، محافظتکننده میشود.
شکوهی مقدم با تاکید براینکه صرفهجویی در محیط سازمانی، به معنی حذف کیفیت یا حذف نیاز واقعی نیست گفت: تعریف قابل دفاعتر برای صرفه جویی این است: رسیدن به هدف ارتباطی با کمترین مصرف منابع، در چارچوب مقررات و با خروجی قابل اندازهگیری.
وی در ادامه افزود: روابط عمومی شرکتهای صنعتی معمولاً در چند سرفصل هزینه دارد. اگر دنبال صرفهجویی دقیق هستیم، باید بدانیم کجاها احتمال هزینه های زیادتر است. این هزینه زیادتر یعنی هزینهای که بدون ارزش واقعی پرداخت میشود یا نتیجه قابل دفاع ندارد.
مشاورعالی و دستیارمدیرعامل شرکت ذوب آهن اصفهان به وجود برخی از سرفصلهای هزینه ای در فعالیت روابط عمومی ها اشاره کرد وگفت: تولید محتوا (متن، عکس، ویدئو)، پوشش رسانهای و خرید خدمات رسانهای، چاپ و اقلام اطلاعرسانی، برگزاری نشستها و رویدادها، خدمات پیمانکاری (طراحی، تبلیغات، اجرا) و هزینههای پشتیبانی (رفتوآمد، اقامت، پذیرایی) از جمله این سرفصلها است.
سه نقطه حساس برای کنترل هزینه
وی در خصوص برخی تجربههای سازمانی در کنترل هزینه ها افزود: سه نقطه بیشتر از بقیه به نشت هزینه منجر میشود که شامل برآورد اولیه بدون معیار، تغییرات مکرر در حین اجرا و پرداخت نهایی بدون ارزیابی خروجی است که اگر هر سه مورد کنترل شود، بخش زیادی از مسیر صرفهجویی طی شده است. این کنترل هم بدون رعایت ضوابط و مقررات و حفظ بیت المال قابل دفاع نیست، چون باید معیارها و مستندات دقیق داشته باشد.
دستور کتبی مقام مافوق؛ ابزار کنترل، نه مانع اجرای کار
شکوهی مقدم در ادامه با اشاره به اینکه در برخی شرکتها و سازمانها، برداشت غلطی شکل گرفته است که دستور کتبی یعنی کندی در کار اظهار داشت: اما واقعیت این است که دستور کتبی، اگر درست طراحی شود، سرعت را هم بالا میبرد چون اختلاف و رفتوبرگشت را کم میکند و برای روابط عمومی ذوب آهن اصفهان، دستور کتبی باید به شکل ساده اما دقیق باشد.
وی موضوع و هدف، محدوده خدمت، سقف هزینه یا روش تأمین، زمانبندی، مسئول اجرا و مسئول تأیید و پیوستهای ضروری (پیشنهاد قیمت، نمونه کار، برنامه اجرا) را از ضروری ترین بخش های ارائه پیشنهادات و فعالیتها در حوزه روابط عمومی برشمرد و افزود: انجام این مراحل علاوه بر کنترل مالی، از خطاهای ارتباطی هم جلوگیری میکند و در چارچوب رعایت ضوابط و مقررات، صرفه جویی و حفظ بیت المال کاملاً قابل دفاع است.
فرهنگ سازمانی و نقش روابط عمومی در نهادینهسازی انضباط مالی
مشاورعالی و دستیارمدیرعامل شرکت ذوب آهن اصفهان در پایان افزود: روابط عمومی فقط مجری نیست؛ نقش آموزشی و فرهنگساز هم دارد. البته این نقش وقتی جدی گرفته میشود که خودش پیشقدم باشد. یعنی در هزینههای خودش شفاف باشد، گزارشهای قابل ارائه به مدیریت داشته باشد و در عملکرد، حفظ منابع مالی، بیتالمال و مقررات پیشرو باشد و به همین دلیل وقتی کارکنان و کارگران ببینند روابط عمومی هم پایبند است، همراهی بیشتر میشود و اگر همراهی باشد، هزینههای ناشی از سوءبرداشت هم پایین میآید.
