طبق ماده ١٢٠ اصلاحی آیین نامه قانون ثبت بمنظور صدور المثنی و جلوگیری از سو استفاده باید موضوع بطور کتبی اعلام و استشهادیه ای که به صورت فرم چاپی می باشد، تنظیم و به امضای حداقل سه نفر که هویت و امضای آنان به وسیله کلانتری محل یا یکی از دفاتر اسناد رسمی گواهی شده، به اداره ثبت تسلیم شود.
اداره ثبت به وسیله بخش نامه ای فقدان سند را به دفاتر اسناد رسمی اعلام میکند و پس از آن، به درخواست متقاضی یک نوبت در روزنامه های کثیرالانتشار یا یکی از روزنامه هایی که آگهی ثبتی در آن درج می شود، آگهی نماید.
🔹این فرایند طبق ماده مذکور در مورد از بین رفتن سند و یا در زمانی که سند در اختیار شخصی است و استرداد ان ممکن نیست، نیز صدق میکند.
